运用EXCEL实现ERP沙盘财务核算与预算论文

发布时间:2019-06-04 编辑: 手机版

  一、引言

  随着高校教学方法的深入改革,企业资源计划 (ERP)沙盘模拟企业经营开始广泛运用在经管学院教学 计划之中。ERP沙盘模拟是一种情景式、互动式的教学模 式,具体方法为:给定固定的初始资本,令每个小组进行5 ~8年的模拟生产经营。小组至少有5名队员,分别担任企 业总经理、财务总监、营销总监、采购总监和生产总监职 位,通过战略规划、市场分析、营销策划、生产安排、财务 管理等一系列活动让学生学以致用,培养学生的专业思 维能力和团队协作能力,提高学生的综合素质。

  ERP沙盘模拟经营是一系列综合活动,涉及的操作 流程较多,需要学生从整体角度上统筹规划。在ERP沙盘末结账的财务报表编制工作,而且要能够根据企业生产 经营状况,进行合理的财务预算。

  在教学过程中,对于会计专业的学生来说,我们可以 将沙盘模拟与财务软件两者结合起来进行教学,借助于 沙盘业务来让学生了解用友或者金蝶财务软件,但对非 专业的学生来说,应更注重财务报表的编制、分析和使 用,为决策者提供真实准确的信息。因此,如何快速地自 动形成报表成为了教学的难点和重点。

  二、基于EXCEL实现ERP沙盘实验报表自动生成

  ERP沙盘模拟经营业务较为简单,可以利用EXCEL 的公式编辑功能实现财务报表完全自动化生成。由于ERP沙盘模拟没有原始凭证,因此省略录入凭 证的步骤,根据比赛操作流程完成实时记账。本文根据财 务报表的编制原理,设计操作流程图及会计分录表进行 日常记账,通过对经营年度每个会计科目的借贷数据进 行汇总处理,利用EXCEL的公式编辑功能设置报表单元 格,实现财务报表的自动生成。

  1.运用EXCEL进行会计记账。根据会计记账原则 “有借必有贷,借贷必相等”,在EXCEL表格中会计分录 左边借方金额总和应等于右边贷方金额总和。一般而言, 只需填制一方金额,另一方金额用函数设置就可以自动 生成。例如:申请长期借款1 000万元,在D12单元格中输 入1 000,设置F12单元格“ =012”即可。涉及到一借多贷 (一贷多借)分录的,只要在贷方(借方)输入数据,借方即 为贷方总和。例如在进行下一批生产时,在制品账面价值 需要原材料与加工费用同时投入,涉及贷方有原料和现 金两个科目,则设置D32单元格“=F32+F33”。

  短期借款的财务费用也能利用函数求得,设置D15 单元格“ =ROUND (D14X5%,0) ”,当归还短期借款时, 可自动计算出所支付的利息。长期借款产生的财务费用 可以同样依照上面公式求出,只需要把利息率修改成 10%即可(假设短贷利率为5%,长贷利率为10%),如表1 所示。

  在ERP沙盘模拟公司发生业 务后,在EXCEL表格做出相关分 录,利用账户与报表项目之间的 勾稽关系,期末汇总科目的发生 金额,生成三个报表:综合费用 表、利润表及资产负债表,如表2 所示。

  其中,综合费用表与利润表 项目为各季度相关账户发生额总 和,资产负债表的填制与上期资 产负债状况及本期发生额相关, 资产负债表中的资产项目=上期 资产余额+本期借方发生额-本期 贷方发生额,资产负债表中负债 (所有者权益)项目=上期负债(所 有者权益)余额+本期贷方发生 额-本期借方发生额。

  需要特别注意,如果资产负 债表缺失了上年数据,仅汇总本 年的发生额,将不能生成正确完 整的报表。

  2.自动生成报表。综合费用 表与利润表的填报项目金额为当 年各个季度账户发生额的总和。 在EXCEL单元格编辑公式,直接 计算收入和成本费用。

  如管理费用科目=D47 + H47+L47+P47,即四个季度发生 的管理费用之和。又如损失项目 较为复杂,当出现租赁生产线退 租、紧急采购原料、紧急采购产成 品、出售库存、缴纳违约订单罚款 这五种情况时,将会产生损失。则 本年损失等于以上五种情况出现 的金额之和。

  本年资产负债表与上一年资 产负债表紧密相关。资产负债表 中的大部分资产项目=上期资产 余额+本期借方发生额-本期贷方 发生额。如在建工程科目=J85 + (D22 + H22 + L22 + P22) - (F23 + J23+N23+R23),即上年在建工程 余值加上本年在建工程增加额, 再减去本年在建工程减少额,但 需要注意的是机器设备的账面价在资产负债表中负债(所有者权益)项目=上期负债 (所有者权益)余额+本期贷方发生额-本期借方发生额。 如长期借款科目=L77+F12-D11,即上年长期借款余额加 上本年新增长期借款,减去本年归还长期借款,余额则为本 年长期借款账面价值。初始投入股东资本为固定600万元。

  表2中注1表示所得税计算方法。如果当年盈利,且 当年所有者权益总和大于初始投资成本,则所得税为当 年利润乘以25%,否则为0。所得税=IF (IF(L85+F85>600, F72,0)>( ),ROUND(F72X25%,0),0)

  表 2 中注 2 表示现金=SUM(D4,D12,D16,D28, D34,D38,D48,D50, D51,D53) - SUM (F6,F8,F9,F10, F11,F14,F17,F19,F20,F22,F24:F27,F30,F33,F35,F40, F42,F44:F47,F55:F57) + SUM(H4,H12,H16,H28,H34, H38,H48,H5(),H51,H53)-SUM(J6,J8,J9,J10,J11,J14, J17 J19 J20 J22 J24J27 J30 J33 J35 J40 J42 J44J47 J55: J57) +SUM(L4, L12, L16,L28,L34,L38,L48,L50,L51, L53) - SUM (N6,N8,N9,N10,N11,N14,N17,N19, N20,N22,N24:N27,N30,N33,N35,N40,N42,N44: N47,F55:N57)+SUM(P4,P12,P16,P28,P34,P38,P48, P50 ’ P51,P53) -SUM(R6 ,R8,R9,R10,R11 ,R14,R17, R19,R20,R22,R24:R27,R30,R33,R35,R40,R42, R44:R47,R55:R57)

  现金=期初现金余额+本期借方发生额(收到现金)- 本期贷方发生额(支出现金)oERP沙盘模拟经营具有半 收付实现制的性质,所涉及的大部分交易都是现金实时 结算,涉及的现金科目较多,因此在运用函数编辑公式时 需要特别小心,不能漏掉任何一个科目。该项实验方案巳 通过实证检验,结果表明报表填列项目金额正确无误,说 明该实验方案有实际操作性,不仅可以运用到ERP沙盘 模拟经营比赛中,同时也可以面向实践教学向学生展示 贝才务报表编制的总过程。

  三、基于EXCEL实现ERP沙盘实验资金预算

  通过上述报表我们还可以利用EXCEL做出基础的 资金预算方案。资金预算原理是计算净现金流量,当预计 净现金流为负数时,则需要通过各种融资渠道获得资金, 直到使现金金额大于零,能够维持正常运转为止。在EXCEL 中编制资金预算表,见表3(截取实验数据仅作参考)。

  季初结余资金 D64=D4 + D12-(F6 + F8 + F9 + F10 + F11)。即年初现金+长期借款收到现金-广告费-所得税- 长期借款利息-归还长期借款金额。本季收到现金=D16+ D28+D34+D38+D48+D50+D51+D53。即本季现金收入 总和。支出现金=F14 + F17 + F19 + F20 + F22 + F24 + F25 + F26+F27+F30+F33+F35+F40+F42+F44+F47,即本季现金 支出总和。季末结余现金=季初结余资金+本季收到现 金-本季支出现金=D64+D65-F65,下一季度季初资金即 为本季度季末结余资金。

  在第一季到第三季中,本季是否需要融资项目通过 季初结余资金和本季支出资金比较大小来判断,例如 D67=IF(D64>F65J否是)当季初资金盈余时可以确 定本期不需要融通资金就可以正常经营下去。当季初结 余资金短缺时,则判断为需要融通资金,融资金额=IF(D64-F65>0,0,F65-D64),即二者的差额。在第四季由 于要考虑预留下一年年初的广告费、所得税、财务费用以及归还长贷本金金额,因此,本季是否需要融资O65=IF (P64>R65 + F75 J'否","是"),本季融资金额=IF(P64- F75-R65>0,0,R65+F75-P64)。ERP沙盘的融资方式主要有:长期借款、短期借款、 出售库存产品、出售库存材料、厂房贴现、应收账款贴现。 出售库存材料将产生20%的损失,贴现会产生财务费用, 特别是第三、第四季账款贴现利率比长期借款利率还要 高。贴现账款和贴现实际收到的现金只需要引用会计分 录表中第53行的数据即可。

  资金预算表是预计未来资金的需求,但由于受到市 场不确定性因素的影响,经营活动的变化较大,我们只能 运用资金预算表做出基本的判断,并不能完全把握经营 活动的运行。并且,资金预算表具有其固有的缺陷:为了 减小财务风险,我们在融资安排中并没有把当季收到的 货款考虑进来,也就是本季零现金流入预测下的融资活 动,但这对资金预算的总体准确性并没有太大的影响。首 先,每个季度季初资金是将上一季度现金流入考虑进来 的,期初资金盘点是真实可靠的历史数据。本季如果实现 了现金流入,只会提高财务活动的安全性,而不会加大财 务上的困难。其次,贴现形式下获得资金的方式灵活方 便,可以随用随贴现,不存在时间上的限制。假如本期现 金流人较多,则可以考虑减少之后的融资。

  在ERP沙盘模拟运营操作中应注意以下几点:

  (1)原材料订购。2014年第十届江西省沙盘模拟规则 (本科)规定,原材料R1、R2需要提前一个季度订购,R3、 R4、R5需要提前两个季度订购。根据生产安排,需要参赛 的学生事先规划原材料订购,以免延误生产。采购人员可 以根据产品的材料组成结构表做出材料采购表和材料人 库表,生产人员根据生产安排做出产品生成表和产品下 线表。

  (2)应收账款管理。沙盘模拟大部分以应收账款的形 式销售收款,且不涉及增值税费。在沙盘模拟操作中,应 收账款最好有账期管理,以便清楚地了解和及时更新应 收款项到账收回,做出合理的财务预算。

  (3)应收账款贴现。贴现可以随时进行,但贴现利率 不定。根据比赛规则可知,一、二季度贴现率为10%,三、四 季度贴现率为12.5%,从财务安排角度来说,进行二、四季 度的贴现更为合适。贴现既可以一次完成,也可以多次进 行,但在会计分录表中只体现每个季度的贴现金额、贴息 和收到现金。因此,为了更好地反映贴现发生时间和每笔 贴现支付的贴息,我们认为最好制作贴现明细表,便于财 务费用和应收账款的管理。

  (4)资金预算。在订货会结束确定下一年经营活动安 排之后,可以开始预算基本固定支出(如广告费用、管理 费用、厂房租金、维修费用、市场开拓费用、ISO认证费用、 偿还长贷短贷支出等),相对固定支出(原料入库费、生产 费用、在建工程支出等)。资金预算表中本期应融资金额 应该是安全融资金额,但融资额并不是一成不变的。在实 际操作中可能会比这个数字略小,应视本期现金流入大□? 128 ? 2015.33 小合理估计融资金额。

  四、小结

  通过EXCEL自动生成报表,可以记录所有发生活 动,提高财务数据处理的准确性与实效性,减轻财务人员 的负担,及时预测所需资金,在长贷、短贷、贴现等各种融 资方案中做出恰当安排。但同时应该认识到,ERP沙盘作 为模拟的公司运营,它的记账与实际工作中还是存在一 定的区别:

  (1)从会计角度来讲市场开拓、产品研发以及开发 IS09000/1400可以在未来期间无限期使用,理应计入无 形资产。但是在ERP沙盘模拟中,为了简化操作,把它们 计入费用项目当中。

  (2)机器设备计提折旧但厂房不计提折旧,折旧直接 减少机器设备的账面价值而不改变现金流。且当年建成 后并不提折旧,下一年才开始提折旧,这与会计制度是基 本吻合的。但是折旧在ERP沙盘模拟运营报表填列中直 接作为一项损益类项目,而在真实的会计核算中,折旧是 常作为成本费用分摊在各个产品之间。

  (3)沙盘模拟不存在在途物资与入库材料之分,但只 有材料入库时才支付现金,也就是说,原材料订购并不直 接支付现金。从某个角度来说,沙盘模拟操作具有半收付 实现制的性质。

  (4)综合费用表的各项明细在现实记账中基本归属 于三项期间费用,即管理费用、财务费用和销售费用。

  本实验将日常记账、报表生成、资金预算三种重要的 会计作业有机串联并应用在实验教学中,实验内容体现 了理论知识与技能训练的交互性。在理论授课时,教师虽 然讲述了很多记账时的注意事项,但是学生在实际操作 过程中仍旧会遇到很多细节问题,例如借方和贷方方向 弄反、报表做不平等。出现这种情况,教师要引导学生一 步一步回溯,找到记账过程中可能出错的地方,并指导他 们予以纠正,在这个过程中,教师可以非常容易地发现学 生对哪些知识点掌握得不扎实或者对某些会计科目在理 解上有错误。

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