秘书的见面礼仪

发布时间:2017-12-30 编辑:德超 手机版

  见面礼仪是日常社交礼仪中最常用与最基础的礼仪,人与人之间的交往都要用到见面礼仪,给人留下良好的第一印象,为以后的深入交往打下基础。下面是小编分享的秘书见面礼仪,一起来看一下吧。

秘书见面礼仪

  (一)、守时

  现代社会讲究效率。时间就是金钱,时间就是效率,已成为人们的口头禅。鲁迅先生说过:“无端地浪费人家的时间其实是无异于谋财害命的”。这句话正在迅速体现出它的真理性。遵守时间,珍惜对象公众的时间是公共关系交往活动极为重要的礼仪。

  在快节奏、高速度发展的社会里,公众的时间表总是安排得满满的。一个大公司的老板在一个上午主持两个会议。会见五个客户可能是司空见惯的事。各种活动都得严格按时间表顺序进行,倘若来访者不准时赴约,就可能打扰人家的整个计划;或者让人家不便继续与他人交谈其它工作。即使在休息时间上家里拜访,也应守时。去得太早,人家可能没有来得及收拾房间,叫人显得尴尬。因为每个人,特别是经常穿戴整齐出人各种社交场合的人,恐怕都不情愿人家见到他们家庭私人生活中有时不得不显现出的零乱不整的一面。去得太晚,可能影响人家休息、娱乐或从事其他休闲活动。

  参加任何公务活动或私人拜访,都应该养成严格遵时守约的好习惯。在决定参加一个活动的时候,首先,应明确活动的具体时间和地点,然后估计行车或步行到达活动地点所需的时间;并将堵车或其他偶然事件可能耗费的时间考虑进去。当然,所谓准时到达也是有一定的时间余地的,这一点不同地区、不同国家有一定差别,如果可能应事先搞清楚。一般说来,在我国,提前二至三分钟到达最好;在外国,特别是欧美,晚到二至三分钟显得更有礼貌。如果是中方组织的活动,最好遵从咱们中国人的习惯;如果是外方组织的活动,则应考虑外国人的习惯。如果到达的时间太早了一点,应当在街上转转,到时候再去。如果因故迟到,应向主人说明理由和表示道歉,必要时还应向其他客人表示歉意。

  对于公众的约会,没有十分特殊的理由,一般不应拒绝,确因同一时间已安排有别的活动应向对方说明,表示歉意、如果对方单独约见,为了表达自己的诚意,应与对方商量改期进行。

  对于不能前往的理由,如不便直接解释,可告诉对方:“很抱歉,我已安排有其它的应酬,下次如再有机会,一定前往。”如在答应赴约以后,中途因故不得不改变原计划,应尽早通知对方,并讲明原委,请对方理解。无故失约,是绝对失礼的行为。

  如果是外国人约请赴宴、参加酒会等等,一定要给予肯定或否定的明确答案。如果你同意去,不要用中国人的习惯连声说:“谢谢”,“谢谢”来表示。因为对方很难把握你谢的是什么。因此,他很有可能具体安排宴会时不再考虑你的席位,如果你到时真的去了,那不是很尴尬吗?

  (二)、介绍

  社交场合要相互介绍或自我介绍,介绍时的称谓和先后顺序等等都有一定的礼仪规范。由于人际接触的日益广泛,在公共关系活动中就会经常结识一些新的公众、新的朋友。这就离不开自我介绍、为他人介绍等等。无论哪种介绍,都必须遵守一定的礼仪规范。

  1、自我介绍

  在社交场合,如能正确地利用介绍,不仅可以扩大自己的交际圈,广交朋友,而且有助于自我展示,自我我宣传,在交往中消除误会,减少麻烦。

  自我介绍时应先向对方点头致意,得到回应后再向对方介绍自己的姓名、身份、单位等。具体形式如下:

  (1)、应酬式:适用于某些公共场合和一般性的社交场合,这种自我介绍最为简洁,往往只包括姓名一项即可。如:“你好,我叫**”。

  (2)、工作式:适用于工作场合,它包括本人姓名、供职单位及其部门、职务或从事的具体工作等。如“你好,我叫**,是*****公司的销售经理”。

  (3)、交流式:适用于社交活动中,希望与交往对象进一步交流与沟通。它具体应包括介绍者的姓名、工作、籍贯、学历、兴趣及交往对象的某些熟人的关系。

  (4)、礼仪式:适用于讲座、报告、演出、庆典、仪式等一些正规而隆重的场合,包括姓名、单位、职务等,同时还应加入一些适当的谦辞、敬辞。

  (5)、问答式:适用于应试、应聘和公务交往。问答式的自我介绍,应该是有问必答。

  2、为他人介绍

  需要注意的有顺序问题、称呼问题,等等。

  (1)、介绍的顺序

  今天的时代,虽然不是“三纲五常”、“君君、臣臣、父父、子子”的时代,虽然公关场合所有的人的人格都应当是平等的,但是,人与人之间仍然有许多必不可少的顺序和先后关系。目前,国际公认的介绍顺序是:

  ①将男性介绍给女性;

  ②将年轻者介绍给年长者;

  ③将职位低的介绍给职位高的;

  ④将客人介绍给主人;

  ⑤将晚到者介绍给早到者。

  在这五个顺序中,如果被介绍者之间符合其中的两个以上的顺序,一般应按后一个顺序进行介绍。例如,当一位年轻女性前来拜访一位比这位女性年长许多的男性的时候,就应将年轻的来访女性介绍给年长的男性主人,而不是相反。应当理解的是,介绍顺序问题绝不是一个可有可无的形式问题,而是涉及个人修养与组织形象以及公关活动的目的能否如愿达成的问题。

  为他人介绍时。最好先说一些:“请让我来介绍一下,“请允许我向您介绍一下……”之类的介绍词。在半正式或非正式场合,还可以使用一些较不正式但属于正确的的介绍词。如“X小姐,您认识XX先生吗?”、“小张,来见见XX先生好吗?”或“X小姐,你见过XX先生吗?” 等等。

  (2)、称呼

  合理的称呼对方,既是对他人的尊重,又反映了自身的礼仪修养。称呼是一个比较复杂一些的问题,目前在国际上主要有以下几种称呼方式:

  ①一般称呼。这是最简单。最普遍,特别是面对陌生公众时最常用的称呼方式,如,“小姐”、“先生”。“夫人”。 “同志” 等等。

  其中,目前世界上使用的称呼方式中,频率最高的是头两个,即“小姐”和“先生”,未婚女子统称为“小姐”.已婚女子统称为“夫人”或“太太”,如果搞不清被称呼女子的婚姻状况,可统称“小姐”。对职业女性可统称为“女士”。特别值得注意的是,当你面对一位虽然年龄较大,但却并未结婚的女士时,你绝对不能仅凭直觉或猜测将她称呼为“太太”,那是极端错误的。如果你这样做,即使不挨骂,也会大煞风景。

  ②职务称呼。如,“王经理”、“刘总经理”、“吴董事长”、“卢局长”等等。

  ③职业称呼。如,“老师”、“空姐”等等。

  ④姓名称呼。使用单纯的姓名称一般来说是在年龄、职务等相仿的时候,或者是好朋友之间,否则,就要将姓名、职务或职业等并称才合适。如,“肯尼迪先生”、“索尼小姐”、“王刚老师”。“李强处长”等。

  ⑤亲属称呼。如,“乔叔叔”、“饶阿姨”、“何爷爷”等等。

  公关人员在社会交往中不要随便称别人绰号(外号),特别是不可称呼别人因生理缺陷或能力弱点而取的绰号。但是,对那些因个人独特的风格、特长而获得的雅致的外号的人,适当称呼对方的绰号反而会显得活泼、生动,令对方感到倍受尊敬。

  在与外国人打交道的时候,有些称呼方式是比较固定的,比如:官方的军政要员,应称阁下、职衔或先生,并可在前面加姓氏,如:“总统阁下”、“班达总统”、“司令先生”等等;对军人一般称军衔加先生,亦可在前面加姓氏,如:“乌克少尉”、“中将先生”、“韦恩大校先生”等等;对有博士学位的人以及教授,律师、法官、医生等等,可称“博士”、“教授”、“律师”、“法宫’、“医生”等,也可在前面加姓氏,如:“艾尔文博士”;对少数以同志相称的国家和地区的成年人,可一律称“同志”或姓名加同志,或职衔加同志,如:“朴玉珠同志”、“阮三石同志”、“部长同志”等等。

  以上各种称呼方式,几乎都要涉及到姓名。姓名问题由于国家、地区、民族等等的不同,又有比较复杂的情况。下面简单介绍一下我国大陆及港、澳、台地区的汉族姓名,以及俄罗斯人的姓名,日本人的姓名,英美人的姓名中的一些通常遇到的情况。

  汉族人的姓名比较简单,姓在前,名在后,除少数复姓外,绝大多数的姓都是单姓。名有单名和双名。公关人员需要注意的是,掌握一些常见的复姓,以免到时候误把复姓拆开,当作单姓。常见的复姓有:“欧阳”、‘同马”、‘诸葛”。“西门”等等。特别是在复姓后只有单名者更应注意,如果把“欧阳华”称作“欧先生”或“欧同志”都是不礼貌的。

  在港、澳、台地区,女性结婚后,其姓往往是双份的,即在自己的姓之前还要加上丈夫的姓。如华国岚小姐嫁给钱钟海先生后,她的姓名即为钱华国岚,这时,一般人应当称她为钱太太。

  俄罗斯人的姓名一般由三个字节组成。姓名的排列顺序通常是本人名字,父亲的名字,家族的姓。如,弗拉基米尔伊里奇列宁,其中,列宁是姓,伊里奇是父名,弗拉基米尔是本人的名。未婚女性用父姓,已婚女性用夫姓,父亲和本人名字不变,口头称呼一般可只称姓,或只称名。为了表示对对方的尊重时,也可称名字和父名;书写时,名字和父名都可以缩写,即分别大写其中的第一个字母;但是,姓不能缩写。

  日本人的姓名排序方式是姓在前,名在后,这与我国的姓名排序是完全相同的。但日本人的姓的字数却普遍比我国汉族人的姓的字数要多,如,岗村、田中、山口等等,都是日本人的姓。日本人的姓的最大特点是,许多姓与一定地区、地理环境有关。据说,这是日本人的祖先在立姓时多数是根据自己所住的地方的位置来确定的。对日本人一般可只称姓,熟人间也可只称名。对男士为表示尊重、文雅,可在姓后加“君”。如称岗村角荣为“岗村君”,称福田纠夫为“福田君”。由于日本人的姓与名之间的搭配情况比较复杂,公关人员在接到名单时应事先向熟悉情况的人了解一下,以免称呼时失礼。

  英美人的姓名的排序方式是名在前,姓在后。如,威廉肯尼迪(William Kennedy)中,威廉是名,肯尼迪是姓。有的英美人的姓名由三个字节组成。与两个字节姓名的不同点是,中间的一个字节是教名。此外,英美人中还有人自己不取名,而是延用父名或祖辈名,为了表示区别,往往在自己的姓名后面加上Junior或罗马序号。如,WillliamKennedyju-nior,汉译为小威廉肯尼迪,或William KennedyⅢ,汉译为威廉肯尼迪第三。女性结婚,一般都不再用自己的姓,而改为丈夫的姓。如彻丽查普曼(Cheny HaPman冲姐嫁给卡尔文卡姆登(Calvin Camden)之后,则姓名就变成彻丽卡姆登(Cheny Camden)。口头称呼英美人的姓名时,除正式场合外,一般只称姓。在非正式场合,很要好的朋友之间可以只称名。书写英美人的姓名时,可把名字缩写,但姓不能缩写。如可将Joan Harrison译为卜哈里森或琼哈里森。介绍,并不只是一种客套。当有人把你介绍给别人的时候,无疑,你会很希望别人记住你的名字。如果他们下次再见到你时,仍把你当陌生人,你一定会满脸不高兴。相反,我们也应在有人把别人介绍给我们以后,尽量记住他们的名字,以便在以后的社交中,或生意场上相见时,把他们的“大名”准确地叫出来,才是有礼貌的。

  美国交际语言大师戴尔卡耐基曾经说过:“一个人的姓名是他自己最熟悉、最甜美、最妙不可言的一种声音”。记住并准确呼叫对方的姓名,不仅是一种礼仪需要,而且能成为开启友谊之门的钥匙,寻找合作伙伴的桥梁。一位叫比特杜波尔的美国老板说过:“如果你能记住一个人的姓名,他就可能给你带来一百个新朋友。”

  记住别人姓名有时并不是一件容易的事。首先,当我们需要记住对方的姓名时,注意力一定要高度集中,不要受当时环境因素和内心其它情绪的干扰;有时为了增强记忆,可以请对方本人或介绍人重复一遍。其次,由于形象记忆易于抽象的文字记忆,对于那些外在形象有一定特征,而且这些特征与他的姓名又似乎有一定关系的人,可以运用“夸张”的方法,将其拉扯在一起,把姓名脸谱化或将其身材形象化,采用“脸谱、形象记忆法”。比如,一个高个子青年名叫张德高,我们不妨把他记作“长得高”;一位秃头经理名叫吴华,我们把他记作“无发”。第三,对于那些姓名与某些事物或现象的名称谐音时,我们不妨采用谐音记忆法。比如,我们可以把来自四川的吴江记住“乌江”;把一位叫“雷申”的记做“雷神”等等。最后,无论我们当时采用什么方法记,都不可能过耳不忘,因此,我们很有必要把每次社交新结识的人的姓名记在我们的通讯录上,稍有闲暇时经常重复温习。这样,我们就很难忘掉我们的新朋友了。

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